De volgende maanden gaat Prof. Ans De Vos in dialoog met strategie-implementatie expert Jeroen De Flander. Hij is voorzitter van the Institute for Strategy Execution en reist de wereld rond om managers de nodige strategie-implementatie vaardigheden bij te brengen.
Wat is Performance management?– het bepalen, opvolgen en evalueren van individuele doelen. Het is een goed ingeburgerd proces in veel organisaties. Toch blijkt deze activiteit vaak een automatisme geworden, een verplicht nummer, waar complexe formulieren, de hunker naar automatisatie en SMART-trainingen de toon zetten. Hoog tijd dus om performance management en de rol die HR erin speelt grondig in vraag te stellen.
Individuele doelen bepalen is geen oefening op zich. Het is de laatste stap in een reeks activiteiten die er allemaal op gericht zijn de bedrijfsstrategie in kleinere stukken te knippen. De som van al deze individuele doelen is je strategie in zijn meest gedetailleerde vorm. Om dit allemaal te laten kloppen, is de relatie tussen doelen op verschillende hiërarchische niveaus essentieel. Zonder die verbanden wordt de strategieketting verbroken.
De bedrijfswereld herkent de waarde van individuele doelen, maar het proces om ze vast te leggen verzandt al te vaak in een formele, en op invulformulieren gebaseerde, activiteit; een jaarlijkse pro forma oefening tussen de manager en de teamleden, louter gepland om de HR-afdeling een plezier te doen. En dat is jammer, want doelen bepalen is een van de sleutels tot een succesvolle strategie-implementatie. Het is de laatste stap in je strategiecascade.
Terug naar de kern
Wist je dat de Goal Setting Theory een van de meest bruikbare wetenschappelijk bewezen theorieën van de organisatieleer is? Meer dan 100 wetenschappelijke studies met 40.000 deelnemers uit verschillende bedrijfstakken staven de positieve resultaten van het bepalen van persoonlijke doelen. En deze cijfers houden niet eens rekening met onderzoek naar doelen in de sportwereld.
Het stellen, opvolgen en evalueren van doelen is een van de beste dingen die een medewerker kan doen om de eigen prestaties, die van het team en tenslotte ook van de hele organisatie te verbeteren. De activiteit zelf hoeft dus niet in vraag gesteld te worden. Of, anders gezegd, op de vraag ‘Is performance management nodig?’ is het antwoord volmondig ‘ja’.
De HR professional moet zich wel de volgende vraag stellen, ‘Hoe kan het eenvoudiger?’. Met andere woorden: hoe kunnen we het performance management proces reduceren tot de kern -- weg van de SMART-regeltjes, complexe formulieren en automatisatiehonger en terug naar de fundamenten van de Goal Setting Theory.
Maar wees gewaarschuwd: het stellen van deze laatste vraag vergt moed, want het betekent in veel gevallen dat er heilige huisjes afgebroken moeten worden, niet in het minst in je eigen hoofd.
Aan de slag: 8 tips
Beslist om aan de slag te gaan? Deze 8 tips helpen je om van je performance management een succesverhaal te maken.
Tip 1: Promoot de voordelen, niet de techniek
Beperk je inspanningen niet tot enkel een SMART-training voor alle medewerkers. Verduidelijk waarom het bepalen van doelen jouw bedrijf helpt om de strategie te verwezenlijken. Richt je op het geheel, promoot de algemene voordelen van het bepalen van doelen en help jouw managers verder te kijken dan de SMART-techniek. De Goal Setting Theory is fascinerend. Ze is een van de hoekstenen van modern management en biedt een fantastisch inzicht in menselijk gedrag. De theorie is noodzakelijke basiskennis voor elke manager die het bepalen van doelen serieus neemt.
Tip 2: Vereenvoudig
Performance management is een proces dat in veel bedrijven al verschillende jaren bestaat. En in de loop der tijd zijn er altijd maar dingen bijgekomen. Herbekijk met een kritisch oog wat je hebt. Maak je documenten en instructies zo eenvoudig mogelijk. Schrap! Het in de praktijk brengen van deze tip maakt in veel organisaties al een wereld van verschil.
Tip 3: Bepaal doelen voor verbetering van het proces
Wat is de huidige kwaliteit van individuele doelen in je organisatie? Welke acties wil je dat medewerkers ondernemen om beter te doen? Wat moet je directieteam doen om dit te bereiken? Geef iedereen – medewerkers, managers, het directieteam en de HR afdeling – duidelijke en motiverende doelen om de kwaliteit van dit belangrijke proces te verbeteren.
Tip 4: Ontwikkel een duidelijke visie op automatisering
Het is slim om het volledige proces of een deel ervan te automatiseren... maar doe dit voorzichtig. Vaak is de ambitie om het proces te automatiseren een positieve drijfveer bij de start maar na een jaar een blok aan het been. Een voorbeeld: je kiest een softwarepakket en lanceert een duur IT-project om de oplossing op maat van je bedrijf te maken. Negen maanden later krijg je veel suggesties (en klachten) van managers over de gebruiksvriendelijkheid van de software. Bij nader inzien besluit je dat ze gelijk hebben en vind je ook dat het onderliggende proces moet veranderen. Maar dat vereist opnieuw enkele behoorlijk omvangrijke IT-systeemwijzigingen. Je vindt het ongepast om een nieuw IT-proces te lanceren want het vorige was duurder dan verwacht. Dus besluit je te wachten.
Tip 5: Herbekijk je training
Het vraagt echt geen tweedaagse training om managers goed te leren omgaan met doelen. Beperk de tijd in het klaslokaal tot een minimum – 3 uur voor dit onderwerp is een prima streefdoel. Verder, laat deelnemers aan de slag gaan met hun eigen doelen en het gesprek met hun manager voorbereiden. Op die manier leren ze bij én winnen ze tijd. Fictieve oefeningen mogen de vuilbak in. Zorg er ook voor dat deze training past binnen de algemene je algemene ontwikkelaanpak voor strategie-implementatie. Hierbij enkele voorbeelden van de modules die je kan uitwerken.
Tip 6: Stimuleer on-the-job feedback
Feedback verbetert prestaties. Om het potentieel te maximaliseren, heb je een cultuur nodig die feedback geven aanmoedigt en het daaruit volgende leerproces stimuleert. Dit is een dagelijkse activiteit. Een enkel evaluatiegesprek op het einde van het jaar zet een scheefgetokken situatie niet recht.
Tip 7: Neem je rol als strategie-communicator op
Goede informatie helpt medewerkers en managers om het verband tussen de globale strategie en het belang van hun eigen bijdrage te begrijpen. Bovendien verhoogt een goede communicatie hun betrokkenheid naar hun eigen doelen. En HR speelt een cruciale rol om de strategie-communicatie naar een hoger niveau te tillen!
Tip 8: Focus op leerdoelen
De meeste medewerkers vinden het moeilijk om goede leerldoelen te bepalen. En bijna alle managers vinden het veel moeilijker om ‘harde’ bedrijfsdoelstellingen te bepalen dan ‘zachte’ leerdoelen. Maar in plaats van een extra inspanning te leveren, nemen ze vaak de gemakkelijke weg. Ze formuleren ontwikkeldoelen die klinken als ‘volg een leiderschapstraining’, ‘organiseer meer vergaderingen met je team’, of ‘werk aan je managementvaardigheden’. En HR stuurt bijna nooit bij.
Uit onderzoek van de Goal Setting Theory blijken goede leerdoelen nochtans cruciaal bij complexe uitdagingen. Aan de slag dus. Hier zijn enkele eenvoudige acties die je verder helpen:
- Leer je mensen geschikt gedrag en – even belangrijk of zelfs belangrijker – ook ongeschikt gedrag benoemen en bespreken. Integreer dit in je training.
- Denk niet dat de oplossing komt van je prachtige competentiewoordenboek. Beschikbare competentiewoordenboeken en leiderschapsmodellen zijn vaak veel te gedetailleerd. Laat ze volledig achterwege of ga voor de essentie.
- Overdrijf niet met het promoten van meten. Mensen die een SMART-training achter de rug hebben, leerden dat elk doel meetbaar moet zijn. Maar medewerkers hebben discussie en feedback nodig, geen wiskundige formule.
|
Reflectie professor dr. Ans De Vos
Meer in deze reeks:
- 12 dingen die elke manager moet weten over strategie-implementatie
- Hoe implementeer je strategie zonder te verliezen
- Een nieuwe HR-rol: strategie marketing
- Performance Management: HR, wees niet te SMART
- Haal meer uit je matrix organisatie
- Geef je projectmanagers een boost
- Coaching, meer dan een modetrend
- Strategy meets HRM@AMS, de highlights
