Telewerk, thuiswerk, flexdeskwerk, flexibele werkregelingen, … zijn allemaal vormen van Tijds- en Plaatsonafhankelijk Werken (TPOW). In deze Whitepaper wil het Competence Center Next Generation Work aangeven wat maakt dat TPOW wel of niet werkt.
Download gratis de Flex met Flex whitepaper, die gebaseerd is op literatuuronderzoek en casestudies van Antwerp Management School. Op basis van deze bevindingen werd reeds een interactieve tool ontwikkeld: de Flexwerkscan.
TPOW is de nieuwe, flexibele manier van werken, waarbij de werknemer zelf kan kiezen wanneer en waar hij werkt. Afhankelijk van de organisatie en de regeling kan dit een win-win situatie betekenen voor beide partijen. Hoewel het tegenwoordig voornamelijk bij hoger opgeleiden voorkomt, zou TPOW voor veel meer werknemers mogelijk zijn. Men durft de impact van deze manier van werken wel eens onderschatten, maar met de veranderende bedrijfswereld kan dit wel eens een noodzakelijke aanpassing zijn.
Hierbij de 10 belangrijkste aandachtspunten:
- Start vanuit visie en maak de keuze voor tijds- en plaatsonafhankelijk werken helder: formuleer duidelijk de redenen waarom je TPOW cruciaal vindt voor het bedrijf. De visie op TPOW dient ingebed te zijn in de ruimere organisatievisie, waarbij er correct en helder gecommuniceerd wordt.
- Werk integraal en multidisciplinair: het TPOW integraal aanpakken heeft impact op de kernprocessen van een organisatie, dus het is noodzakelijk oog te hebben voor de structuur, cultuur, mensen en de systemen. Samenwerken tussen verschillende mensen en diensten is hierbij essentieel, alsook aandacht voor aansturing, afstemming, opleiding, etc.
- De expliciete steun van de top en een aangepaste manier van leidinggeven zijn noodzakelijk: hoewel expliciete steun van de top evident lijkt, is dit het vaak niet. Wanneer directie en leidinggevenden een voorbeeldfunctie vervullen, werkt dit motiverend. Leidinggeven op afstand vraagt natuurlijk specifieke competenties en aandachtspunten, zoals een goede opvolging van, voldoende aandacht voor en een duidelijke communicatie met de individuele medewerkers.
- Wil je snel gaan, ga dan alleen; wil je ver gaan, ga dan samen: betrokkenheid is een essentiële component van duurzaam resultaat. Betrek leidinggevenden en medewerkers reeds bij de voorbereiding en vergeet ook niet om sociale partners mee te nemen. Ook het inschakelen van een groep medewerkers als ‘ambassadeurs’ ter ondersteuning kan een succesfactor zijn. Bij dit proces moet natuurlijk ook rekening gehouden worden met diversiteit en met die werknemers, die niet aan TPOW kunnen of willen deelnemen.
- De invoering van TPOW vraagt blijvende aandacht: het is geen kortstondig projectje dat vergeten kan worden. Blijvende ondersteuning, zoals opleidingen en coaching, is een noodzakelijke factor voor succes. Door de verschillende ‘ritmes’ van de werknemers ontstaat er meer afstand en minder communicatie. Plan zeker voldoende momenten waarop iedereen samenkomt.
- TPOW vraagt maatwerk: elk bedrijf is anders, waardoor elke implementatie van TPOW dit ook is. Bij sommige bedrijven is intercollegiale input belangrijker dan bij andere. Houd hier rekening mee en probeer geen te grote veranderingen plotseling door te voeren. Maatwerk is essentieel om TPOW te doen slagen.
- Zorg voor een aangename werkplek en degelijke werkmiddelen: aanpassingen op vlak van ICT zijn noodzakelijk zodat elke werknemer degelijk kan werken. Maak de noden op vlak van samenwerking, communicatie en informatie duidelijk en betrek de eindgebruikers voldoende vroeg in de voorbereiding. Vaak wordt de werkplek ook aangepast wanneer TPOW wordt ingevoerd, maar dit mag niet ten koste komen van mensen die vanop het kantoor willen werken. Vergeet uiteindelijk zeker ook niet de specifieke noden van specifieke functies en hecht niet té veel belang aan fashion en design, want dit kan ten koste gaan van comfort.
- Goede afspraken maken goede vrienden: door het verminderde contact vermindert de informatie-uitwisseling ook. Plan werkoverleg goed in en bereid het grondig voor. Streef naar een goede vrijheid-blijheid verhouding en stel afspraken omtrent bereikbaarheid op. Maak duidelijk dat TPOW de werk-privébalans positief beïnvloed, maar dat het belang van het werk voorop moet blijven staan. Vergeet ook het wettelijk kader niet en beperk het aantal thuis- of telewerkdagen.
- Zet in op autonomie, vertrouwen en resultaatgericht werken: het is belangrijk bij TPOW dat iedereen weet wat van hen verwacht wordt. Vertrouwen en autonomie zijn essentieel, dus te veel inzetten op controlemechanismes kan averechts werken.
- Het Nieuwe Werken gaat niet zonder het Nieuwe Organiseren: TPOW en Het Nieuwe Werken (HNW) zijn niet exact hetzelfde. Dit laatste is een breder concept, gebaseerd op vertrouwen, flexibiliteit en verantwoordelijkheid voor medewerkers. HNW gaat over het geven van meer verantwoordelijkheid en autonomie aan medewerkers, over het creëren van een nieuwe manier van werken. Er wordt ingezet op geregelde communicatie, samenwerking en coördinatie. Men moet hierbij differentiëren: niet elk team heeft dezelfde ondersteuning nodig.
Download hier de white paper en ga hier naar de Flexwerkscan.
