‘Overheid of Overhead’ is een congresreeks die werd opgericht naar aanleiding van het 75-jarig bestaan van de Master in het Publiek Management. Jaarlijks wil de alumnivereniging PuMA AMS-alumni en andere geïnteresseerden samenbrengen om te netwerken en aan kennisuitwisseling te doen. Op dit vierde “Overheid of Overhead” congres van AMS en alumnivereniging Publiek Management (PUMA) stond de “Digitale overheid” centraal.
Volledig in lijn met het thema werd op 21 oktober het jaarlijkse PUMA-congres, dat de afgestudeerden van AMS en alle belanghebbenden uit het werkveld van publiek management bij elkaar brengt, digitaal georganiseerd.
Op alle overheidsniveaus is men druk bezig met een transitie naar meer en betere digitale dienstverlening. Maar hoe doe je dat op de meest efficiënte, klantvriendelijke en duurzame manier? Dat zijn vragen waarop we tijdens dit congres aan de hand van erg uiteenlopende cases een antwoord probeerden te geven.
Barbara Van den Haute, topvrouw van Informatie Vlaanderen, beet op dit congres de spits af. De overheid beschikt over vele data die op meerdere plaatsen verspreid zit. Zonder datadeling blijft dat echter een waardeloze schat. De corona-omstandigheden die het fysieke contact onder druk zetten, waren voor het agentschap dan ook een sterke impuls om de servicelijnen aan te scherpen. Dat doet men vanuit vier basiskrachten:
- De kracht van data: zorgen dat die beschikbaar wordt, vraagt om een kruispuntbank (Magda-platform heet dat in Vlaanderen).
- De kracht van samenwerking: de overheid is een complex geheel. Wie contact neemt met de overheid mag niet langer een opeenvolging van start-stop-ervaring krijgen, maar moet vanaf één enkel inputpunt zoveel mogelijk tot op het einde begeleid worden naar het eindantwoord op zijn of haar vraag. In dat kader wordt hard gewerkt aan een achterliggend burgerprofiel dat van elke burger bijhoudt welke al je lopende dossiers zijn en welke notificaties daarrond te maken zijn.
- De kracht van standaardisatie: tientallen systemen moeten aan elkaar gekoppeld worden.
- De kracht van innovatie: in het bijzonder zet men in op de omslag van een werkmethodiek waarbij data (vb: inkomens) veelvuldig doorgestuurd worden tussen databanken naar een methodiek waarbij data maar op één plaats bewaard worden en van waaruit enkel het eindresultaat (voldoe je aan bepaalde inkomensvoorwaarden) wordt rondgestuurd. Dat laatste is in het bijzonder belangrijk in een context waarin datadeling verenigbaar moet blijven met strenge privacy beschermingscriteria.
Om zo service gericht mogelijk te werken, kiest Informatie Vlaanderen ook bewust voor het vroeg betrekken van de afnemers van de diensten, ook inzake financiële verantwoordelijkheid voor de systeemontwikkelingen . Zo houdt men de dienst ook scherp in het beantwoorden van de juiste doelen en targets.
Om zo servicegericht mogelijk te werken, kiest Informatie Vlaanderen ook bewust voor het vroeg betrekken van de afnemers van de diensten, ook inzake financiële verantwoordelijkheid voor de systeemontwikkelingen.
Decaan Steven De Haes voegde nadien het managementperspectief toe aan dit verhaal: wanneer zijn organisaties succesvol in de capaciteit om digitale innovatie te realiseren?
De Haes stelt vast dat snelle innovatie vaak gericht is op de klant, maar achterliggend losgekoppeld van de achterliggende bedrijfsstrategie en -organisatie. Dan gaat het meestal fout met deze fashonista-aanpak. Men is veel bezig met technologie, maar minder met strategie en dan verliest men bijvoorbeeld informatieveiligheid wel eens uit het oog. Uiteindelijk zet men nooit een stap naar effectieve investeringen.
Een succesvolle integratie van digitale innovatie en bedrijfsstrategie vraagt om het antwoord op volgende vier vragen:
- Ben je zeker dat je de juiste dingen doet, tegen de achtergrond van de organisatie & bedrijfsstrategie?
- Doe je de projecten op de juiste manier? Bijvoorbeeld: je ontwikkelt een goede app maar die is niet veilig genoeg.
- Zijn de baten voldoende scherp gedefinieerd en krijgen we ze op het einde van de rit ook effectief ? Hebben we ook helder gemaakt wat we NIET doen? Leg voldoende eigenaarschap bij de genieter van de baten.
- Worden projecten goed opgeleverd ? Te vaak nog ziet men projecten als een ICT-vraagstuk, terwijl ICT maar een hulpmiddel is en het eigenlijk draait om de keuze voor een bepaalde bedrijfsstrategie.
Heel wat stof tot nadenken hoe we daar in onze eigen context mee omgaan en waar de whitepapers ons inspireren vanuit concrete praktijkcases.
Dank voor uw trouwe en massale deelname aan ons congres, dank aan onze ploeg van PUMA-vrijwilligers, die we ook altijd graag met nieuwe krachten aangevuld zien. En dank aan de vele steunkrachten binnen AMS zonder wie dit congres er niet zou gestaan hebben. Blijf ons volgen. Blijf ons inspiratie bezorgen. Zo sluiten we maximaal aan bij jullie wensen en behoeften van een alumni-werking.
Uw afscheidnemend voorzitter,
Erwin
