Thuiswerk lijkt een blijver te worden: steeds meer bedrijven kiezen ervoor om kantoren te sluiten en hun medewerkers vanop afstand te laten werken. Een hybride kantooromgeving – combinatie tussen werken vanop afstand en op kantoor – richt je het best in vanuit de noden van de gebruiker.
Telenet legde recent in een nieuwe cao vast dat telewerk tot 60% mogelijk blijft. Deze beslissing heeft gevolgen voor de kantoorruimte: de telecomoperator sluit de kantoren in Mechelen-Zuid. In december maakte Proximus al bekend meer dan de helft van de huidige kantoorruimte in Brussel-Noord te schrappen. Het bedrijf merkt op dat kantoornoden veranderen, mee bepaald door de coronasituatie. Bij Proximus willen ze de werkplek heruitvinden. Het wordt een ontmoetingsplaats, eerder dan een dagdagelijkse werkplek. Ook bij Unilever klinkt dat signaal: medewerkers zullen nooit terugkeren naar een vijfdaagse werkweek op kantoor. Veel bedrijven maken momenteel deze oefening: Wat met ons kantoor? En wat met thuiswerk? Hoeveel dagen per week komen we nog op kantoor? Hoe kunnen we de sociale cohesie herstellen na een jaar van grotendeels thuiswerken?
Terug naar kantoor: bezint eer ge begint
Uit een recente bevraging van Liantis en iVox bij meer dan 3.000 Belgische ondernemers, blijkt dat slechts 1 op 8 overweegt om kantoren op termijn te verkopen of op een andere manier te gebruiken. 1 op 3 zegt kantoren sowieso te willen houden zoals ze zijn. Meer dan de helft heeft nog geen idee. Toch blijft ook thuiswerk op de radar van deze ondernemers staan. Maar als we allemaal naar kantoor kunnen terugkeren, hoe ziet dat hybride werken er dan uit?
Het lijkt een belangrijke keuze te worden: Welke taken doe ik het best vanuit mijn thuiswerkplek en waarvoor heb ik het kantoor nodig? Het kantoor zelf wordt in de eerste plaats een boeiende plek voor innovatie en cocreatie dankzij toevallige en informele interacties die je moeilijk digitaal kan construeren. Met andere woorden: de sfeer maken we op kantoor, en taken waarvoor concentratie nodig is, voeren we thuis uit. Deloitte bijvoorbeeld, lijkt die strategie inderdaad uit te dragen: hun nieuwe kantoor in Oostkamp is ‘built for the future’ en fungeert als ontmoetingsplaats eerder dan als een permanente werkplek. Telenet verwoordt het als volgt: “Het koffiemoment draagt op lange termijn bij tot effectief en efficiënt samenwerken.”
Maar is het wel zo dat mensen geconcentreerder en efficiënter werken van thuis uit? Een bevraging van LAMMP tussen april en mei 2020 bij een kleine 400 werknemers in Vlaanderen, toont aan dat slechts 1 op 5 het gevoel heeft efficiënter te werken zonder de leidinggevende of collega’s in de buurt. 1 op 3 geeft aan gedisciplineerder te werken. Aan de andere kant is een betere samenwerking met collega’s voor bijna de helft van de respondenten de grootste motivatie om naar kantoor terug te keren. 15% geeft aan op die manier een betere werk-privé balans te kunnen afbakenen en 11% wil meer betrokken zijn bij het bedrijf. Toch zegt ook 10% niet terug te willen naar kantoor.
Het gebouw aangepast aan de gebruiker
Er zijn meerdere redenen om voor een andere kantooromgeving te kiezen: het is een duurzame keuze en/of het bespaart ons kosten, het levert ons betere resultaten op... Maar hoe worden de noden van de gebruikers in dit verhaal meegenomen? Proximus zegt een centrale campus te behouden in Brussel waar ontmoetingen centraal staan. Zijn werknemers inderdaad op zoek naar een ontmoetingsplaats, en hoe moet deze er dan uit zien? Of heeft het coronajaar 2020 voor sommigen een afkeur van thuiswerk meegebracht omwille van de eenzaamheid en komen ze liefst terug dagelijks naar kantoor? In de bevraging van LAMMP in 2020 benadrukt 76% de tijdswinst door het wegvallen van woon-werkverkeer. Betekent dit dat mensen er niet klaar voor zijn om terug vijf dagen per week de file te trotseren?
Intuïtief verbinden we het kantoor inderdaad misschien met sociale activiteiten en innovatie. Vandaar ook de keuze voor het kantoor als ontmoetingsplaats. Maar hoe beslissen we welke activiteiten we op kantoor uitoefenen en wat we van thuis uit kunnen organiseren? Is het zo dat creatieve oplossingen digitaal heel moeilijk te organiseren zijn, of kunnen ze net voor meer efficiëntie zorgen? Het blijkt een persoonlijke afweging van de gebruiker te zijn: In welke omgeving functioneer ik het best voor welk soort werk? Uit onderzoek blijkt dat je best niet langer dan twee en een halve dag per week thuiswerkt, om de negatieve effecten op de sociale cohesie tussen medewerkers te vermijden. Vraag is of dit nog steeds geldt en we dus inderdaad moeten streven naar ongeveer twee dagen thuiswerk per week. Misschien is één ontmoetingsdag per week voor bepaalde mensen voldoende om de sociale energiebalk terug op te laden.
Hierdoor worden afspraken en ‘gedragsregels’ tussen medewerkers en zeker ook met leidinggevenden nog belangrijker in een hybride situatie. De nieuwe leerstoel van LAMMP, Behavioral Insights in Real Estate, vertrekt daarom vanuit de gebruiker van gebouwen en onderzoekt de toekomstige hybride werkplek; hoe die ons welzijn kan verbeteren en hoe we ons daarin het best kunnen gedragen.
