Onderzoek van the performance factory bij 25.000 managers toont niet alleen aan dat initiatiefmanagement -- het vertalen van de strategie in de juiste projecten en programma’s -- de zwakke schakel is in de ketting van strategie-implementatie; het bewijst ook dat managers die uitvoeringsactiviteit de meest uitdagende vinden. Kan HR het tij keren?
Strategische thema’s of doelen geven aan wat jouw organisatie wil verwezenlijken, terwijl strategische initiatieven vertellen hoe. Initiatieven zetten een organisatie in beweging – weg van de huidige toestand en naar een ambitie. Initiatieven zetten aan tot actie en streven naar het verbeteren van de huidige prestaties. Ze vormen een verzameling van zorgvuldig geselecteerde programma’s en projecten, die elkaar – los van de dagelijkse werking – versterken om de organisatie te helpen de vooropgestelde strategie te realiseren.
Het verschil tussen project-, programma- en portfoliomanagement
Project-, programma- en portfoliomanagement. Wat is het verschil? Niemand houdt van vervelende definities. Maar het verschil kennen is belangrijk. Want alle drie vervullen ze een belangrijke, maar andere, rol in het initiatiefmanagementproces. Haal ze dus niet door elkaar. Bekijk de volgende gemakkelijk te onthouden definities om ze van elkaar te onderscheiden: vergelijk projectmanagement met jongleren met drie ballen: tijd, kosten en kwaliteit. Vergelijk programmamanagement met een groep jongleurs, die elk jongleren met die drie ballen en die af en toe ballen uitwisselen. Portfoliomanagement brengt alle circusacts samen en organiseert zorgvuldig het geheel om het aantal bezoekers te maximaliseren. (Aangepast uit G. Reiss).
Aan de slag: 11 tips
De meeste organisaties worstelen met initiatiefmanagement. Ze slagen er niet in om de ideeën uit de strategie-PowerPoint om te zetten in actie. HR kan helpen. Hoe? Hier volgen 10 tips
Tip 1. Wijs je beste projectmanagers toe aan de strategische projecten
Houd niet alleen rekening met projectgrootte bij het toewijzen van projectmanagers. Het verrast mij altijd wanneer de beste projectmanagers werken aan heel grote, maar relatief risicovrije, driejarige ‘onderhoudsprojecten’, terwijl strategische projecten toegewezen zijn aan middelmatig spelers of externe consultants.
Maak die fout niet. Zet je beste mensen in op projecten die de toekomst van je bedrijf bepalen. Bang om mensen te verschuiven van project? Lees de volgende tip.
Tip 2: Wees niet bang om een projectmanager een nieuwe opdracht te geven.
“Hij kan niet verplaatst worden”, “Zij heeft drie jaar aan dat project gewerkt. Haar een andere opdracht geven, betekent een ramp”, ‘Maar hij wil het graag afmaken”. Deze argumenten hoorde je vast wel eens. Ja, je verliest wel wat essentiële kennis, en ja, het vraagt wat tijd voor een nieuwe projectmanager om op snelheid te komen. Maar dat is een visie op microniveau. Als organisatie wil je een visie op macroniveau. Zo’n helikoptervisie is een veel beter uitgangspunt bij het verdelen van nieuwe opdrachten.
Houd je beste projectmanagers nooit op de grote, stabiele projecten. Schrik niet terug om mensen uit te wisselen. Kijk naar om het even welke consultingorganisatie: binnen enkele weken wisselen ze projectmanagers op vaak gigantisch grote projecten.
Een extra voordeel: de meeste projectmanagers houden van rotatie. Het geeft hun leercurve een stimulans.
Tip 3: Projectmanagers hebben harde én zachte vaardigheden nodig
Een projectmanager is geen circusdier dat maar één kunstje kan. Een projectmanager moet een waaier aan vaardigheden beheersen die niet allemaal gerelateerd zijn aan projectmanagementactiviteiten zoals planning, risicomanagement, rapportering of financiële controle. Ze omvatten ook zachte vaardigheden die voor sommige projecten waardevoller zijn dan harde vaardigheden.
Plaats dus ook de ontwikkeling van zachte competenties zoals communicatie, onderhandelen en coaching op de ontwikkelingsagenda van je projectmanagers. Een PMI-certificaat volstaat niet. Al te vaak beperken bedrijven het ontwikkelen van de vaardigheden van projectmanagers tot: “Haal jouw PMI-certificaat”. En hoewel een diploma van PMI (Project Management Institute), een PRINCE2-accreditatie (Projects IN Controlled Environments) of een IPMA-certificering (International Project Management Association) zeker nuttig zijn, mogen ze niet de hoeksteen van iemands ontwikkeling zijn.
Tip 4: Bied je projectmanagers een interessante carrière aan
Meen je het serieus met projectmanagement? Zorg er dan voor dat je projectmanagers een fantastische toekomst biedt binnen jouw organisatie. Een beloftevol loopbaanperspectief is een fantastisch middel om projectmanagers te werven, te motiveren, te ontwikkelen en te belonen.
Tip 5: Projecten: een prachtige kans om toekomstige leiders te ontwikkelen
Wijs strategische projecten toe aan veelbelovende medewerkers. Het is voor hen een waardevolle blootstelling aan een nieuwe omgeving, een interessante uitdaging en een boost voor hun leercurve.
Tip 6: Evalueer je projectmanagers regelmatig
Elk project heeft een eigen dynamiek, die losstaat van de operationele cyclus die de dagelijkse activiteiten van een bedrijf voorstuwt. Volg bij de prestatie-evaluatie de projectlogica. Wacht niet tot de formele evaluatie op het einde van het jaar. Evalueer projectmanagers op het einde van elke belangrijke projectfase. Wacht je te lang, dan moet je projectleden oproepen die al lang met andere opdrachten bezig zijn en interne klanten lastigvallen die alle details vergeten zijn.
Dit betekent niet dat je de prestatiebeoordeling op het einde van het jaar kunt overslaan; integendeel. Maar regelmatige evaluaties geven je waardevolle feedback, die je nodig hebt voor een degelijke evaluatie op het einde van het jaar.
Tip 7: Bouw een community
Projectmanagers vind je door de hele organisatie. Ik noem ze organisatienomaden. Ze reizen van project naar project, behoren niet tot een bepaalde silo en rapporteren niet aan één en dezelfde baas. Maar ze voeren allemaal hetzelfde werk uit, gaan gelijkaardige uitdagingen aan en hebben gewoonlijk dezelfde zorgen wat hun loopbaan betreft. Waarom breng je ze niet op regelmatige basis samen? Geef ze de kans om het gevoel te krijgen dat ze ergens bij horen – meer dan hun eigen project – en laat ze van gedachten wisselen met gelijkgestemde geesten. Doe dit niet elke week, want je nomaden hebben hun vrijheid nodig. Maar een lunch of een activiteit om de twee maanden is een goed idee.
Tip 8: Beloon de lange termijn
Voor alle duidelijkheid: focussen op de korte termijn is belangrijk. Gaat het niet goed met je bedrijf, dan is het misschien zelfs je enige focus. Maar dat is mijn punt niet. Het echte probleem ontstaat wanneer managers voortdurend naar de korte termijn kijken, ongeacht de economische situatie. Die reflex wordt vaak veroorzaakt of versterkt door een pervers beloningssysteem.
In dit geval wordt de projectselectie een budgetonderhandeling (lees: bonusonderhandeling!). Managers willen risico’s liever vermijden om zo hun volgende bonus gemakkelijk te verdienen. Daardoor verwaarlozen ze vaak fantastische initiatieven en/of kansen. Want ze schatten het risico te hoog in: niet voor het bedrijf, maar voor het behalen van hun jaarlijkse bonus.
Tip 9: Zorg voor de juiste HR-expertise
Een professionele, gestructureerde HR-benadering voor projectmanagers vraagt om specifieke vaardigheden en kennis. Heb je die expertise niet? Haal die dan in huis. Het bespaart je tijd en geld.
Tip 10: Ontwikkel de juiste bedrijfscultuur
Je kent waarschijnlijk wel ‘projectverkeerslichten’: waarschuwingssignalen in drie kleuren, gebruikt in de rapportering van een projectstatus. Jouw bedrijfscultuur bepaalt hoe je een rood verkeerslicht leest. Dat varieert van: “Ik heb hulp nodig van de stuurgroep om projectproblemen op te lossen” tot “Het spijt me zo. Ik hield het probleem zo lang mogelijk verborgen, maar nu loopt alles compleet in het honderd!”
Zolang je projectmanagers aanmoedigt om risico’s aan te pakken voordat het problemen zijn, maak je kans om het project uit de gevarenzone te loodsen. Maar projectmanagers die in een cultuur werken die probleemmelders beschuldigt en vervolgt, verbergen risico’s. Jouw bedrijfscultuur heeft dus een belangrijke impact op het risicomanagement van je projecten.
|
Reflectie professor dr. Ans De Vos
Meer in deze reeks:
- 12 dingen die elke manager moet weten over strategie-implementatie
- Hoe strategie te implementeren zonder ze te verliezen
- Een nieuwe HR-rol: strategiemarketing
- Performance Management: HR, wees niet te SMART
- Haal meer uit je matrix organisatie
- Geef je projectmanagers een boost
- Coaching, meer dan een modetrend
- Strategy meets HRM@AMS, de highlights
