Je pendeltijd omzetten in werktijd? Het kan voortaan met de kantoorbus, een dienstverlening die kantoormedewerkers de mogelijkheid geeft om hun woon-werktraject af te leggen in een als kantoor ingerichte bus. Office on Wheels (een initiatief van BAAV en expertisecentrum Smart Mobility) heeft het concept onderzocht, in de praktijk uitgetest en in een haalbaar businessmodel beschreven. Ondertussen is de uitrol van deze nieuwe service gestart. Momenteel maken er al twee bedrijven gebruik van.
De kantoorbus is een autocar waarin ongeveer 30 kantoormedewerkers beschikken over een individuele werkplek, veilig en snel internet, usb-aansluitingen en stopcontacten. Het reis- en werkcomfort worden gewaarborgd met voorzieningen als airco, een koffiemachine, een toilet en aandacht voor ergonomie. Om zijn werkplaats te garanderen, gebruikt de pendelaar een reservatiesysteem. De bus rijdt trajecten naar en van het bedrijf zonder of met maximaal 1 tussenstop. De opstapplaats aan woonzijde ligt nabij een grote verkeersader die gemakkelijk bereikbaar is en die over voldoende parkeerruimte beschikt.
Win-win-win
De werkdag van kantoorbusgebruikers vangt aan zodra zij op de server van het werk inloggen. Doordat zij dit al doen terwijl ze onderweg zijn naar kantoor, zijn ze ‘s avonds vroeger klaar. Ook op de terugweg kan er verder gewerkt worden. Kiest de pendelaar ervoor om persoonlijke zaken te doen, logt hij gewoonweg niet in op de server.
Hierdoor genieten deze werknemers van een betere werk-privébalans en kennen ze een hogere jobtevredenheid, een grote troef voor werkgevers in de strijd om goed personeel te vinden en te houden. Andere voordelen voor de werkgever zijn onder andere de besparing op brandstofgebruik, de inkrimping van het autopark en dalende parkeervoorzieningen.
Naast de werknemer en de werkgever is er nog een derde begunstigde in dit verhaal, namelijk de autobussector die met Office on Wheels, een initiatief van de Vlaamse autocarfederatie BAAV en het expertisecentrum Smart Mobility, een nieuwe markt ontgint. In dat kader werd onderzocht aan welke voorwaarden deze dienstverlening moet voldoen voor de eindgebruiker en wat de randvoorwaarden zijn om een haalbare businesscase te omschrijven voor de busoperatoren die de dienst aan bedrijven willen aanbieden. Er werd tevens nagedacht over secundair gebruik tussen de pendelmomenten, wanneer de bus als flexibele les- of vergaderruimte kan dienen.
Testfase met prototype
De initiatiefnemers kozen de Colruyt Group uit als optimale testpartner om het primaire aspect van het concept, het ‘pendelwerken', gedurende 6 maanden uit te testen op het traject Gentbrugge - Halle. Om de secundaire toepassing in de praktijk te evalueren, werd de kantoorbus eveneens 1 à 2 keer per week uitgeleend aan PraktijkCoach, een bedrijf dat opleidingen geeft in de medische sector. De testfase bevestigt het nut en de bruikbaarheid van de bus en de dienstverlening voor het primaire doel.
Meer tijd voor werknemer, grote ROI voor werkgever
Op het traject uit het proefproject kan een kantoorbus-pendelaar dagelijks al snel twee uur 'nuttige tijd' terugwinnen. Tijd die hij of zij kan besteden aan gezin, vrienden, hobby's, sport, enz. Uit een bevraging blijkt dat de gebruikers van de kantoorbus hierdoor een grotere jobtevredenheid ervaren: maar liefst 70% geeft aan dat de combinatie van reis- en werktijd een reden is om langer bij dezelfde werkgever aan de slag te blijven. En dat kunnen bedrijven alleen maar toejuichen in hun soms moeizame 'war for talent'. Niet alleen krijgen sommige bedrijven bepaalde functies moeilijk ingevuld, de kosten om een nieuwe werkkracht aan te werven, op te leiden en de aanvankelijk lagere efficiëntie lopen gemiddeld op tot 15.000 euro.
Een rendabel businessmodel
Na een positieve testfase op het woon-werktraject Gentbrugge-Halle hebben BAAV en Smart Mobility de haalbaarheid onderzocht voor andere Vlaamse en Brusselse bedrijventerreinen die moeilijk bereikbaar zijn door files en door een ontoereikende bediening met het openbaar vervoer. Binnen dit deelonderzoek werd een rekentool ontwikkeld waarmee de pertinentie van trajecten gemakkelijk kan worden berekend. Op basis van de positieve onderzoeks- en testresultaten, ging Office on Wheels van start met de verdere uitrol van de dienst. Momenteel rijden er twee kantoorbussen rond. De Colruyt Group heeft het gebruik van de dienst verlengd met minstens twee jaar. EY gebruikt de dienst tussen Leuven en Luik.
Top-down versus bottom-up
Het huidige businessmodel biedt een top-downformule, waarbij de dienst op maat van de klant (de moeilijk bereikbare bedrijven) wordt georganiseerd. Dat betekent dat de bus op een beperkt aantal vaste tijden het traject rijdt. De resultaten van het onderzoek wijzen op een goede haalbaarheid van dit model. De bottom-upformule is eveneens in overweging genomen: met een dienstverlening die de hele dag doorloopt, biedt ze optimale flexibiliteit aan de pendelaar, waardoor meer eindgebruikers de kantoorbus kunnen gebruiken. Dit vraagt echter een veel complexere organisatie, veel meer middelen en impliceert een groot ondernemersrisico. Er is voldoende schaalgrootte nodig om een rendabele gebruikersgeoriënteerde dienst te lanceren. De huidige formule kan die schaalgrootte opbouwen en eveneens dienen om verdere inzichten te verwerven.
De kantoorbus in het mobiliteitsbeleid
Ook aan beleidszijde wordt Office on Wheels goed onthaald. De overheid kan via fiscaliteit en de integratie in het mobiliteitsbudget de groei van de dienst bevorderen. In afwachting van concrete maatregelen en aangepaste regelgeving, biedt de kantoorbus moeilijk bereikbare bedrijven vandaag al een mobiliteitsoplossing waar zowel zij als hun werknemers en de autocarsector de vruchten van plukken.
White paper
In een white paper bespreken Expertisecentrum Smart Mobility en haar partners de resultaten van het onderzoek en het real life proefproject waarbij is nagegaan aan welke voorwaarden een dienstverlening met kantoorbussen moet voldoen en wat de randvoorwaarden zijn om een haalbare businesscase te omschrijven voor de busoperator die de dienst op de markt wil aanbieden. We evalueren eveneens de kosten en baten voor de bedrijven en werknemers die in aanmerking komen om een kantoorbus in te zetten én we bekijken welke trajecten in België in aanmerking komen voor de uitbating ervan.
