De verspreiding van het coronavirus vormt een grote bezorgdheid voor heel wat organisaties. Thuiswerk wordt de norm, maar uit onderzoek blijkt dat slechts 23 % van de Vlamingen ooit al van thuis uit werkte. De coronastudie van de UAntwerpen wees uit dat 10 % op dinsdag 17 maart wel thuis kon werken, maar geen toestemming kreeg van de werkgever. Het is dus een hele aanpassing voor zowel werkgevers als werknemers om opeens structureel thuis te werken. Wat kan een organisatie doen om medewerkers in deze uitdaging te ondersteunen?
1. Hou de vinger aan de pols
Het is belangrijk om zicht te hebben op de activiteiten van je werknemers die thuis werken. Niet alleen de inhoudelijke activiteiten, maar ook de mentale toestand is van belang. Zorgt de coronacrisis voor meer werkdruk of net minder? Zijn er mogelijkheden om elkaar te ontlasten door taken over te nemen of te delegeren? Een korte bevraging bij de werknemers via mail, chat, telefoon, videocall of eventueel anoniem via een online vragenlijst, geeft een overzicht van waar werknemers mee bezig zijn en wat hen bezighoudt. Vraag daarbij ook naar wat ze nodig hebben om hen te ondersteunen in deze stresserende tijden.2. Zorg voor bytes, maar ook voor connectie
Vanzelfsprekend is het belangrijk om de juiste hardware en software te voorzien zodat je medewerkers intern en extern kunnen communiceren over lopende activiteiten, projecten en deadlines. Verlies niet uit het oog dat onderzoek uitwijst dat meer dan twee à drie dagen thuiswerk per week leidt tot minder betrokkenheid en een lagere tevredenheid bij werknemers. Moedig werknemers daarom aan om de gebruikelijke teammeeting digitaal te laten doorgaan of elkaar op te zoeken voor een korte digitale ‘koffiepauze’. Heb ook aandacht voor teamleden die daarbij uit de boot vallen of die een aantal dagen niets van zich laten horen.
3. Verduidelijk verwachtingen
Acht uur lang geconcentreerd achter je laptop zitten thuis is zo goed als onmogelijk. Stel je werknemers gerust dat je geen onhaalbare resultaten verwacht, maar communiceer wel duidelijk wat je dan wel precies van hen verwacht. Afspraken rond bereikbaarheid (bv. agenda up-to-date houden of je huidige status aangeven) en deadlines (wat met de lopende projecten?) scheppen duidelijkheid voor je werknemers. Uit een bevraging rond telewerk bij 391 organisaties blijkt dat 29 % ervan (nog) geen concrete afspraken maakte rond het communiceren of men al dan niet bereikbaar is.
4. Gebruik audiovisuele media om met elkaar te connecteren
Een valkuil bij structureel thuiswerk bestaat erin om bijna uitsluitend via e-mail met elkaar te communiceren. Onderzoek naar interpersoonlijke communicatie toont echter aan dat audiovisuele ‘cues’, m.a.w. elkaar horen en zien, cruciaal zijn om elkaars boodschap goed te begrijpen maar ook om voor de nodige sociale verbinding te zorgen (zie o.a. “Personal connections in the digital age” van Nancy K. Baym). Praat dus regelmatig met elkaar via audiovisuele tools, zoals Skype for Business of Zoom. Ze kunnen een face-to-face gesprek niet vervangen, maar zijn wel de ‘next best thing’ als je vanop afstand met elkaar wil connecteren.
5. Thuiswerk niet alleen als noodoplossing maar als eye-opener
Uit een bevraging bij 1.170 werknemers blijkt dat zowat 2 op de 3 werknemers werken in een organisatie waar tijds- en plaatsonafhankelijk werk niet de norm is. Deze periode van ‘verplicht’ thuiswerk kan een aanzet zijn tot een structurele inbedding van thuiswerk in een flexibelere organisatiestructuur.
6. Scan jouw organisatie
Wat heb je als organisatie nodig om thuiswerk structureel in te bedden? Scan jouw organisatie op de mogelijkheden om thuiswerk (flexibel werken) te faciliteren en/of uit te breiden met de Flexwerkscan. Op basis van wetenschappelijk onderzoek krijg je meteen na het invullen gerichte adviezen om flexibel werken te organiseren of verder te ontwikkelen in jouw organisatie.
Meer weten? Lees de blog over flexibel werken.
