In deze tijden van big data dromen organisaties ervan om, door het herkennen van patronen in de verzamelde data, meerwaarde te kunnen creëren voor zichzelf en hun klanten. Heel wat data en inzichten liggen letterlijk voor het grijpen: elke onderneming produceert financiële informatie die wordt bijgehouden en gerapporteerd in het kader van haar boekhouding. Deze wordt voornamelijk aangewend om verslag uit te brengen naar de overheid en naar de banken toe, of met als doel om aan fiscale optimalisatie te doen. Maar je kan er zoveel meer mee doen.
Resultatenrekening: het kluwen ontwarren
De resultatenrekening is een interessant basisdocument dat een overzicht biedt van de opbrengsten en kosten die het afgelopen boekjaar werden gerealiseerd. Idealiter mondt het verschil tussen beide uit in winst die kan ingezet worden in de organisatie voor de financiering van investeringen, of die kan uitgekeerd worden aan de aandeelhouders als vergoeding voor het ingebrachte kapitaal en het genomen risico. Als je in de praktijk al eens een resultatenrekening hebt bestudeerd, zal je echter beamen dat deze heel wat informatie bevat, vaak van enkele pagina’s lang, waarin je snel verloren loopt. Je kan jezelf snel verliezen in details die er strategisch hoegenaamd niets toe doen. Maar hoe pak je het dan best wel aan?
Eenvoud als basis
Het antwoord schuilt in de opmaak van een vereenvoudigde versie van dit document die je zou moeten kunnen voorstellen op één overzichtelijke slide of pagina. Dit kan je voornamelijk bereiken door de diverse kostenposten te groeperen in een beperkt aantal zinvolle categorieën waarmee je ook strategisch aan de slag kan. Een vier- of vijftal categorieën van kostensoorten volstaan vaak. Naast de aankoop van grondstoffen en handelsgoederen, of de kosten verbonden aan onderaannemingen, betreft een andere belangrijke categorie de personeelskosten, waaronder je alle loonkosten opneemt inclusief de verloning van de bedrijfsleiding en interimarbeid. Andere mogelijke kostensoorten zijn bijvoorbeeld transportkosten, marketinguitgaven, enz. Iedere organisatie moet voor zichzelf bepalen welke kosten het meest relevant zijn om op te volgen en bij te sturen in het kader van de verdere groei en ontwikkeling van haar activiteiten.
Omzet en kosten in 1 oogopslag
Vervolgens breng je aan de hand van dit beknopte document het relatieve belang van de diverse kostencategorieën ten opzichte van de omzet in kaart. Als je bovendien de cijfers van de laatste 3 jaar integreert, dan kan je de evolutie door de tijd heen opvolgen. In het kader van de strategische doorlichting van je organisatie is het immers belangrijk om in één oogopslag te kunnen bepalen hoe de omzet evolueert en hoe dit zich verhoudt tot de belangrijkste kosten. Door dit overigens op maand- of kwartaalbasis te doen, blijf je ook tijdens het boekjaar goed voeling houden met je cijfers en kan je nog gaandeweg bijsturen. Je kan het document verder ook gebruiken om simulaties door te voeren. Onder een gelijkblijvende kostenstructuur kan je dan bijvoorbeeld bepalen hoeveel omzet je bijkomend dient te genereren om de kostprijs van een nieuwe medewerker te recupereren.
Verlies je niet in details
De kracht van dit document schuilt voornamelijk in de overzichtelijkheid en de eenvoud. De grootste vijanden van strategie zijn immers detail en complexiteit. Je kan bijvoorbeeld besparen op je energiefactuur, maar de kans is groot dat je daarmee jouw organisatie strategisch niet sterker op de kaart zet. Wens je als organisatie immers je winstpositie te verbeteren, dan zal je moeten inzetten op algemene omzetverhoging, kostenreductie of op beide. Maar dit veronderstelt dan wel dat je de cijfers in de vingers hebt. En daar zetten we heel uitgebreid op in tijdens de BENE-opleiding.
