In de vroege dagen van het onderzoek naar IT-Governance, begin jaren 90, werd men in beslag genomen door de verdeling van IT-gerelateerde besluitvorming. Eén van de dominante onderzoeksthema’s was de centralisatie/decentralisatie van de macht van besluitvorming (of een combinatie van beide), en de voorwaarden waaronder een zekere regeling gekozen werd.
Met de start van het nieuwe millennium begonnen vooraanstaande geleerden binnen het vakgebied IT-Governance te zien als een, in hun woorden, “holistisch” concept. Het idee was dat men om IT-Governance te implementeren, een mix van structuren, processen en relationele mechanismes nodig had. In navolging van de contingentie theorie zouden de specifieke keuzes van gebruiken dan contingent zijn op de specifieke context van de organisatie. Sindsdien werden vele onderzoeksinspanningen ondernomen om IT-Governance regelingen die in een specifieke context werken, te beschrijven, wat uiteindelijk resulteerde in een geheel van goede practices voor het implementeren van IT-Governance dat we nu tot onze beschikking hebben. Toch is er niet veel onderzoek dat uitlegt welke onderliggende stuurprogramma’s van IT-Goverance nodig zijn en waarom.
Systematisch denken
In de wetenschap zijn er twee dominante paradigma’s (d.i. de veronderstellingen en methodes die we gebruiken als een referentiekader wanneer we aan onderzoek doen), genaamd “analyse” en “synthese”. De eerste neemt individuele delen van een entiteit (laat ons zeggen, IT-Governance praktijken bijvoorbeeld) als de basiseenheid van analyse, terwijl de laatstgenoemde focust op de relaties tussen de individuele delen of elementen. Synthese is de basis van een zogenaamd “systematisch denken”, wat de relaties tussen de elementen en hun opkomende eigenschappen binnen een geheel (d.i. een systeem) bevordert. Ondanks het gebruik van de term “holistisch”, bleef de focus in IT-Governance onderzoek voornamelijk op de individuele gebruiken zelf liggen, niet op hun ontluikende eigenschappen en hun onderliggende dynamiek. Daarom kan gesteld worden dat bijna heel het beschikbare onderzoek naar IT-Governance “analyse” gebruikt heeft als leidend paradigma. Om te beslissen of iets gewonnen kan worden met het gebruiken van “synthese”, en dus ook systematisch denken, in het veld van IT-Governance kunnen we ons de volgende vragen stellen.
- Zouden IT-Governance praktijken geïsoleerd of met elkaar verbonden moeten zijn?
- Zouden IT-Governance praktijken een gemeenschappelijke functie kunnen vervullen?
- Moet een IT-Governance implementatie statisch of dynamisch zijn?
Gezien de eerste vraag, begrijpen we dat geïsoleerde IT-Governance praktijken niet zullen werken. Bijvoorbeeld, IT-Governance structuren zouden binnen een organisatie met elkaar moeten communiceren. Als ze dat niet doen, kan de effectiviteit van de IT-Governance implementatie suboptimaal zijn.
De tweede vraag vloeit rechtstreeks uit de eerste voort. IT-Governance praktijken zouden inderdaad op elkaar moeten inspelen en dat zouden ze moeten doen met een gemeenschappelijk belang in het achterhoofd. Beoefenaars en academici lijken het in elk geval eens te zijn over het feit dat dit gemeenschappelijk belang de bedrijfswaarde van de IT-assets optimaliseert, terwijl het tegelijkertijd de daaraan gekoppelde risico’s verzacht.
Ten slotte bespreekt de laatste vraag of een IT-Governance implementatie 'in steen gebeiteld' moet staan of dat het net over adaptatiecapaciteiten moet beschikken. We kunnen wel stellen dat dynamische IT-Governance systemen de statische systemen overtreffen. Bijvoorbeeld: als de organisatie een grootschalig IT-project in de pijplijn heeft zitten, dan zouden de IT-Goverance maatregelen mee moeten wijzigen (b.v. door een aanvullend bestuurscomité of toezichtscomité te implementeren of door de frequenties van vergaderingen van bestaande structuren te verhogen).
"Wij stellen voor dat het tijd is om systematisch denken echt te overwegen binnen het veld van IT-Governance gezien de realistische toepasbaarheid."
De antwoorden op de vorige vragen lijken in de richting van de toepasbaarheid van 'synthese' te wijzen, en dus ook van systematisch denken, van IT-Governance. Er zou dus gewonnen kunnen worden met een zogenaamde “paradigmawissel” voor IT-Goverance onderzoek. Daarom stellen we voor om IT-Governance te beschouwen als een systeem dat bestaat uit verschillende onderdelen (b.v. de IT-Governancepraktijken) en de relaties daartussen.
Digitale disruptie
Systematische methodologieën stellen ons in staat systemen te bestuderen, te modelleren, en dus ook te kunnen gebruiken als een communicatiemiddel. Een systematische methodologie die veelbelovend lijkt om toe te passen op het het beleid van IT is de rendabele systeemaanpak die focust op actief leren, aanpassingsvermogen en controle. De methodologie wordt verondersteld bruikbaar te zijn voor het begrip en het beleid van complexe fenomenen.
Digitale dirsruptie is een grote zorg voor vele hedendaagse organisaties en verschaft uitdagingen die, omwille van hun digitale aard, doorgevoerd moeten worden in het IT-Governance syteem. Falen in het aanpassen aan deze steeds veranderende omstandigheden kan problematisch zijn voor organisaties, zoals dat het geval was bij Eastman Kodak. Er wordt wel eens gezegd dat hun ineenstorting voornamelijk veroorzaakt werd door hun onvermogen om technologische verandering en digitale disruptie bij te houden.
Viable System Model
Het Viable System Model (het rendabele systeemmodel) is de visuele representatie van de Viable System aanpak. Het bestaat uit vijf functies die nodig en voldoende zijn om rendabiliteit in mogelijk te maken, d.i. het vermogen zichzelf te onderhouden ondanks verstoringen (b.v. digitale storingen). Deze vijf functies worden hieronder gepresenteerd, te beschouwen vanuit de IT-management en asset governance-kant:
- Implementatie (Systeem 1): IT-assets (i.e. projecten, operations en diensten) en operationeel IT-management
- Coördinatie (Systeem 2): Coördinatie van IT-assets
- Cohesie en Audit (Systeem 3 and 3*): Tactisch IT-management en IT-audit
- Intelligentie (Systeem 4): Strategisch IT-management
- Beleid (Systeem 5): richting en overzicht van IT-assets
Deze vijf functies, of subsystemen, zijn verbonden door communicatiekanalen die aanleiding geven tot opkomende eigenschappen. Zo bevat het model een terugkoppelcircuit tussen Systeem 3 (“het nu”) en Systeem 4 (“de toekomst”), wat gezien kan worden als IT-strategische planning wanneer toegepast op IT-Governance.
"Een specifieke systeemmethodologie lijkt veelbelovend: de aanpak van het Viable System Model."
De aanpak en het model werden ontwikkeld door Stafford Beer, naar de onderliggende dynamieken van de modellen refereerde als “management cybernetica”, wat de toepassing is van cybernetica principes naar management. Omdat cybernetica de wetenschap van controle is, en IT-Governance zich bezighoudt met controle over (huidige en toekomstige) IT-assets, lijkt het niet onredelijk dat cybernetica geschikt kan zijn als een kerntheorie voor IT-Governance. De rendabele systeemaanpak zou besluitvormers, per definitie, in staat kunnen stellen om een nieuw IT-Governancesysteem te ontwerpen en een al bestaand systeem te diagnosticeren, in het licht van een nauwgezet theoretische ruggengraat. Bovenal stellen we voor dat de aanpak gebruikt kan worden om theoretische fundamenten te voorzien (door gebruik te maken van (management) cybernetica als kerntheorie) voor IT-Governance onderzoek, wat theorie bouwen toelaat alsook de deductie van op theorie-gebaseerde voorstellen voor toekomstig onderzoek mogelijk maakt.
Samengevat heeft onderzoek van de laatste 25 jaar erkend dat het probleem van IT-Governance complex is. Hierdoor hebben onderzoekers hun conceptualisaties van IT-Governance met verloop van tijd aangepast. Wij stellen voor dat het tijd is om systematisch denken binnen het veld van IT-Governance te overwegen gezien de realistische toepasbaarheid. Deze aanpak zal beoefenaars en onderzoekers in staat stellen om de complexe realiteit van bestuur van IT-assets beter te begrijpen. Een specifieke systematische methodologie lijkt veelbelovend: de rendabele systeemaanpak(VSM). Deze methodologie focust op actief leren, aanpasbaarheid en controle. Daarmee is de methodologie nuttig voor het begrip en het bestuur van complexe fenomenen, zoals Governance van (hedendaagse en toekomstige) IT.
Dit onderzoek is één van de activiteiten binnen de IT Alignment and Governance (ITAG) onderzoeksgroep, zoals geïnstalleerd op de Universiteit van Antwerpen & Antwerpen Management School, en voorgezeten door Prof. dr. Steven De Haes. Het onderzoek wordt gefinanciërd door FWO (Fund Scientific Research – Flemish Government). Meer informatie: steven.dehaes@uantwerpen.be
Ontdek onze executive Leading Digital Transformation programma’s. Daarin leiden we executives op om de brug tussen Business en IT te kunnen leggen.
