Wellicht heeft u zelf ook al collega’s of vrienden horen klagen over hun landschapskantoor en hoe moeilijk ze zich daar kunnen concentreren. Het landschapskantoor zou werknemers doodmoe maken. Kantoorwerkers kijken met heimwee terug naar de tijd waarin ze nog een aparte ruimte hadden, waarin ze zich optimaal konden afsluiten wanneer dat nodig was. Maar is dit nostalgisch gevoel wel terecht? Is werken in een open landschapskantoor inderdaad zo nefast voor de concentratie als wordt beweerd?
Vanuit verschillende wetenschappelijke studies weten we dat medewerkers die werken in een groot open landschapskantoor, met veel medewerkers bij elkaar, gemiddeld lager scoren voor welzijn op het werk. Deze medewerkers ervaren meer afleiding en stress, en rapporteren een lagere tevredenheid over hun werkplek en hun jobinhoud. Vooral een gebrek aan concentratie lijkt hier het probleem te zijn. In dit verband toonde een recente, grootschalige enquête van Antwerp Management School bij meer dan 1000 Belgische werknemers aan dat slechts 56 procent van hen zich voldoende kan concentreren in de kantooromgeving.
Wat zegt het onderzoek?
Vooreerst kan een gebrek aan concentratie in een landschapskantoor te maken hebben met structurele gebreken, zoals een gebrek aan stille ruimten of een slechte akoestiek. Zo gaf slechts 45 procent van de respondenten aan dat de akoestiek goed zit in hun kantooromgeving. Deze problemen zijn echter niet eigen aan het landschapskantoor.
De praktijk leert dat er veel voorbeelden zijn van landschapskantoren waarin heel wat structurele maatregelen genomen worden om voldoende concentratiemogelijkheden te creëren voor de medewerkers. Een andere bedreiging voor de concentratie in een landschapskantoor, is een teveel aan ‘menselijke prikkels’, zoals gesprekken van collega’s of mensen die langslopen. In een ruimte waar veel mensen samenwerken, is er een grotere kans op verstoring door deze prikkels, zo luidt de gedachte. Menselijke prikkels zijn echter niet eigen aan het landschapskantoor. Ook in kleinere kantoren waarin slechts enkele personen samenwerken kunnen collega’s de concentratie verstoren. Daarnaast zorgt digitaal werken voor een quasi constante flow van e-mails en andere digitale prikkels, die meer dan ooit een uitdaging vormen voor de concentratie en los staan van de locatie waar men werkt. Het landschapskantoor de schuld geven van een gebrek aan concentratie, is dus te kort door de bocht.
Voordelen
Een open landschapskantoor kan echter ook heel wat voordelen hebben. In dezelfde ruimte werken als anderen, kan zorgen voor sociale controle en voor motivatie om geconcentreerd te werken, zo benadrukten praktijkdeskundigen recent in een focusgroep aan Antwerp Management School. Bovendien weten we uit verschillende onderzoeken dat kantoorwerkers veel belang hechten aan ‘verbinding’ en dat ze moeten kunnen samenwerken of communiceren met anderen op de werkvloer. Een open landschapskantoor maakt dat mensen elkaar gemakkelijk kunnen vinden, waardoor ze de verbinding tot stand kunnen brengen die ze nodig hebben om hun job goed te kunnen doen en om zich goed te voelen op het werk. Deze nood aan verbinding met anderen verklaart bijvoorbeeld ook het toenemende succes van coworkingplekken en koffiebars, waar telewerkers en freelancers naartoe gaan om aan de eenzaamheid van thuis werken te ontsnappen.
Het ene kantoor is het andere niet
Vanuit deze inzichten kunnen we deze straffe HR-uitspraak dan ook nuanceren. Open landschapskantoren brengen inderdaad vaak uitdagingen met zich mee op het vlak van concentratie, maar deze uitdagingen zijn niet eigen aan het landschapskantoor.
Bovendien zien we in de praktijk sterke verschillen in de manieren waarop organisaties hun landschapskantoren structureel inrichten en hoe er wordt omgegaan met menselijke prikkels. Er zijn ook heel wat goede praktijkvoorbeelden van organisaties die werken met open landschapskantoren en er toch in slagen om in voldoende concentratiemogelijkheden te voorzien voor de medewerkers. Het is dus niet nodig het kind met het badwater weg te gooien en het open landschapskantoor volledig af te schrijven.
Drie adviezen
Uit onderzoek weten we dat kantoorwerkers zich moeten kunnen concentreren, maar dat ze ook moeten kunnen verbinden en communiceren met anderen. In de praktijk is het echter allesbehalve evident om dit evenwicht tot stand te brengen. Daarom deze drie adviezen.
1. Maak ‘Activity Based Working’ mogelijk
Het idee hierachter is dat elk activiteit of taak een bepaalde soort werkomgeving of werkplek vereist en dat elke medewerker de mogelijkheid moet hebben om te werken in een omgeving die het best aansluit bij deze activiteit. We weten dat het van cruciaal belang is dat er voldoende ruimten zijn waar medewerkers aan concentratiewerk kunnen
doen (concentratie- of stille ruimten), maar dat er ook voldoende plaatsen moeten zijn om te kunnen connecteren met anderen (zoals vergaderlokalen, koffiecorners en telefoonruimten). In een voldoende aantal van elke soort werkruimte voorzien, blijkt echter niet zo evident te zijn. Slechts om en bij de helft van de medewerkers uit de enquête van
Antwerp Management School (49 procent) vindt dat er in zijn/haar kantooromgeving voldoende soorten werkplekken zijn om aan de eigen noden te voldoen.
2. Ga voor ‘Needs Based Working’, waarbij er aandacht is voor de individuele noden van de medewerker.
Praktijkexperten zien dat heel wat organisaties absolute regels opstellen rond flexwerk, waarbij geen enkele (basis)medewerker nog recht heeft op een vaste werkplek. Deze organisaties gaan echter voorbij aan individuele verschillen die het sommige medewerkers moeilijk maken om productief te werken in elke werkruimte of op elke soort werkplek.
Sommige medewerkers hebben bijvoorbeeld veel opslagruimte nodig voor werkmateriaal, terwijl andere dit dan weer helemaal niet nodig hebben. Om die reden is het noodzakelijk goed in kaart te brengen wat de noden zijn van medewerkers die bepaalde activiteiten uitvoeren, maar evengoed om aandacht te hebben voor zeer persoonlijke, individuele noden. Een goede dialoog met de medewerkers is hier dan ook vereist.
3. Denk niet alleen aan de hardware, maar ook aan de software
We weten dat het menselijke aspect beslissend is om eender welk kantoorconcept te doen slagen. De overgang naar een nieuw kantoorconcept kent een groter succes als medewerkers en personeelsvertegenwoordigers van in het begin betrokken worden.
Hoe ver die betrokkenheid gaat, kan een organisatie zelf bepalen, maar in elk geval stopt het niet als de nieuwe meubels er zijn. Het is volgens praktijkexperten dan ook cruciaal dat niet enkel de Facility Manager, maar ook de HR-Manager betrokken wordt bij zo’n veranderingstraject. Een praktijkexpert verwoordde het in de focusgroep als volgt: “Gedrag is de lastigste factor om te beïnvloeden, dat mag je niet onderschatten. Op het moment dat je niets doet met gedragsverandering, maar enkel met de hardware, ga je de foute kant op.” Het is dan ook op het menselijke vlak dat HR een cruciale rol te spelen heeft, om de noden van de medewerkers mee in kaart te brengen en om de nodige dialoog tussen alle niveaus te faciliteren.
“Gedrag is de lastigste factor om te beïnvloeden, dat mag je niet onderschatten. Op het moment dat je niets doet met gedragsverandering, maar enkel met de hardware, ga je de foute kant op.”
Willen werkplekinnovaties succesvol zijn, dan moet de hardware op een duurzame manier worden verzoend met de software. Dat dit geen eenmalige activiteit is, staat buiten kijf. Werplekinnovatie is een thema dat permanente stakeholdersdialoog en -opvolging behoeft. Spek naar de bek van HR dus.
Dit artikel is gebaseerd op de white paper ‘De invloed van de werkomgeving op de productiviteit van kantoorwerkers’ en op data uit het onderzoek naar ‘De menselijke kant van mobiliteit’.
