Organisaties zijn constant in verandering, soms heel bewust, soms ook onbewust. We hebben het over het implementeren van verandering wanneer managers doelbewust een organisatie willen veranderen, van haar huidige naar een nieuwe status.
De uitdagingen die een succesvolle implementatie van verandering met zich meebrengt, hangen af van hoe groot de beoogde verandering is - of het gaat om een kleine of een grote organisatorische transformatie. In het algemeen geldt: hoe groter de scope (het aantal aspecten dat wordt veranderd) en hoe groter de schaal (de omvang van de verandering), hoe meer uitdagingen je moet overwinnen.
Conceptueel model
Dit model identificeert drie grote categorieën van uitdagingen waarop managers botsen wanneer ze de kloof tussen de huidige en de beoogde toekomstige status proberen te overbruggen - vandaar ook de woordspeling in de benaming, het ‘Mind the Gap’ model. Binnen elk van deze drie categorieën worden drie specifieke uitdagingen omschreven die vaak opduiken bij het doorvoeren van grote veranderingen. Dit wil niet zeggen dat deze uitdagingen altijd voorkomen; het model dient als een checklist om managers te waarschuwen voor de mógelijke problemen die kunnen opduiken.
De negen belangrijke uitdagingen in een veranderingsproces
De negen uitdagingen, gegroepeerd per drie, bij het doorvoeren van verandering zijn:
- Gebrek aan duidelijkheid. Is het echt helder voor alle stakeholders wat de verandering inhoudt? Managers denken vaak dat het duidelijk is wat ze zeggen, maar dat betekent nog niet dat de ontvangers de boodschap even duidelijk interpreteren. Vaak voorkomende vormen van onduidelijkheid bij de stakeholders zijn:
- Onvoldoende specifiek. Vaak is de verandering zelf niet tastbaar genoeg gemaakt om actie te ondernemen. Het is onduidelijk wat er moet gebeuren, wanneer, hoe en door wie.
- Onvoldoende geloofwaardig. Veranderingen kunnen zo onrealistisch klinken dat ze niet serieus worden genomen. Het is onduidelijk of de stakeholders wel voldoende gedreven en betrokken zijn om de veranderingen door te voeren.
- Onvoldoende consistent. Veranderingen kunnen ook in strijd zijn met de andere prioriteiten van de stakeholders. Het is dan niet altijd duidelijk op welke doelstellingen ze eerst moeten focussen.
- Gebrek aan veranderingsvermogen. Is de organisatie werkelijk in staat om de beoogde veranderingen door te voeren? Zelfs als de vereiste verandering duidelijk is, hebben mensen misschien niet het potentieel om de nodige acties met succes uit te voeren. Vaak voorkomende drempels in een organisatie zijn:
- Onvoldoende flexibiliteit. Veranderingen kunnen worden bemoeilijkt doordat zaken gebetonneerd zijn in bijvoorbeeld langetermijncontracten, oudere systemen of vastgelegde investeringen. Dit maakt het switchen van de ene naar de andere status heel moeilijk.
- Onvoldoende middelen. Organisaties hebben soms niet de nodige materiële middelen, zoals geld, en/of de nodige immateriële middelen, zoals kennis, vaardigheden, netwerk en mindset.
- Onvoldoende leercapaciteit. Organisaties kunnen ook tekortschieten in het absorberen van externe kennis of weten bijvoorbeeld niet hoe ze al doende moeten bijsturen. Dit maakt leren bijzonder moeilijk.
- Gebrek aan bereidheid tot veranderen. Willen alle stakeholders de beoogde veranderingen wel realiseren? Nemen ze de voorgestelde veranderingen ter harte en verbinden ze zich ertoe om ze effectief uit te voeren zoals bedoeld? Of zijn ze eerder terughoudend en staan ze er zelfs weigerachtig tegenover? Veel voorkomende redenen voor tegenkanting zijn:
- Politiek verzet. Meegaan in de verandering druist misschien in tegen het eigenbelang van de stakeholders. Tegenkanting wordt zo een rationeel en berekend antwoord op een mogelijk verlies.
- Cognitief verzet. Meegaan in de verandering druist misschien in tegen de opvattingen van de stakeholders over wat er zou moeten gebeuren. Zij verzetten zich omdat ze ervan overtuigd zijn dat de verandering geen zin heeft.
- Emotioneel verzet. Mee moeten stappen in de verandering, kan stakeholders een gevoel van onveiligheid geven. Ze kunnen schrik hebben voor onzekerheid, uitsluiting of een gevoel van oneerlijkheid, wat tot weerstand kan leiden.
Vijf belangrijke inzichten om verandering te kunnen doorvoeren
- Voor verandering heb je meer nodig dan een welomschreven plan. Hoewel een succesvolle implementatie van verandering vaak start met het hebben van een SMART-plan (Specific, Measurable, Acceptable, Realistic and Time-bound), zijn er nog acht andere uitdagingen waarmee je rekening moet houden.
- Verandering staat voor drie soorten uitdagingen. Om verandering aan te sturen, moeten managers een onderscheid kunnen maken tussen ‘ik begrijp het niet’ (gebrek aan duidelijkheid), ‘ik kan het niet’ (gebrek aan vaardigheden) en ‘ik wil het niet’ (gebrek aan bereidheid). Elke uitdaging vraagt om een ander antwoord.
- Uitdagingen zijn situatiegebonden. Terwijl gebrek aan duidelijkheid, vaardigheden en bereidheid universele uitdagingen zijn, zijn niet alle negen elementen in het model noodzakelijk problematisch, afhankelijk van het type organisatie en het type verandering.
- Uitdagingen zijn weinig zichtbaar. De meeste uitdagingen zijn bij aanvang van veranderingsprocessen moeilijk objectief te ‘vatten’. Dit maakt dat managers continu alert moeten zijn voor signalen onderweg, in tegenstelling tot de idee dat een initiële externe analyse afdoende inzicht biedt in de te verwachten uitdagingen.
- Je moet uitdagingen onder controle houden of minimaliseren. Managers moeten voortdurend inschatten of en hoe de beoogde verandering succesvol kan worden gerealiseerd en of de scope/omvang van de verandering moet worden gereduceerd om de drempels te kunnen overwinnen.
Deze blog is een onderdeel van een serie, indien je alle blogs wil bekijken klik dan hieronder
