COVID-19 dwingt bedrijven en organisaties om tegen een rotvaart allerhande veranderingen door te voeren. Er is weinig of geen ruimte voor ‘zijtrajecten’. Focussen is de boodschap! Allerhande projecten worden uitgesteld of geschrapt. Want ja, nu iedereen van thuis moet werken, kunnen we moeilijk anders, niet?
Toch wel! Een mooi voorbeeld hiervan is te vinden bij SD Worx. In volle coronaperiode rolden zij, samen met Antwerp Management School (AMS), een volledig online opleidings- en organisatieveranderingstraject uit. Het resultaat? Zo’n 25 medewerkers stampten verschillende microprojecten uit de grond om de processen en producten van SD Worx te verbeteren.
Voor zowel SD Worx als AMS bracht dit hele online leertraject tal van verfrissende en vernieuwende inzichten met zich mee. We selecteerden zeven handige tips voor het opzetten en uitvoeren van microprojecten vanuit een online omgeving.
1. Kies voor een microproject, en kader het binnen de grotere strategie
Uit onderzoek van onder meer de Standish Group blijkt dat de slaagkansen en de omvang van een project hand in hand gaan. Hoe groter een project, hoe meer je moet samenwerken. En hoe meer je moet samenwerken, hoe groter de kans op miscommunicatie en dus op falen. De Standish Group adviseert dan ook al sinds de jaren 1990 om projecten kleiner te maken.
Maar het is belangrijk om ook microprojecten, met een klein team en een korte doorlooptijd, in de grotere strategie van je organisatie in te bedden. De kernvraag die het projectteam zich dan ook moet stellen, is: Hoe kan ons micro-experiment het grotere geheel versterken? Dit bottom-up verbinden met de top-downstrategie door kleine initiatieven op de werkvloer, is niet nieuw in de managementwetenschappen. Denk maar aan de aloude metafoor van het linker- en rechterbeen: als er geen coördinatie is tussen beide benen, raak je geen meter vooruit.
2. Competentieontwikkeling en talentmanagement zijn even belangrijk als het projectresultaat
Uiteraard moet een microproject opleveren. Maar dat opleveren ligt al even goed in de competentieontwikkeling van het projectteam. Medewerkers hebben zoveel talenten die ze vaak alleen maar buiten de organisatie kunnen inzetten. Geef ze de kans om die talenten via microprojecten op de werkvloer te laten zien. En niet alleen aan de collega’s, maar ook aan het management.
Dat is wat we deden binnen SD Worx: één dag lang pitchten medewerkers hun ideeën voor een jury van leidinggevenden waaronder hun kmo-directeur Robin Beens en HR Talent & Development Manager Eric Junes. Zo doe je meteen aan talentmanagement. Je laat mensen zien wat zij bijdragen aan de organisatie. En daarmee bouw je niet alleen aan resultaten, maar ook aan een organisatie en cultuur waarin veranderen mag én leuk is.
3. Geef medewerkers de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen
Standish Group stelde niet alleen vast dat omvang en slaagkansen van een project samengaan maar toonde ook aan dat de mensen in een project de belangrijkste factor voor zowel succes als falen zijn.Met een klein, sterk team en een goede sponsor kan een microproject op een aantal weken tijd concrete resultaten neerzetten. Maar wil je met je microproject macro-impact creëren, dan heb je draagvlak nodig. Breng alle stakeholders in kaart en betrek hen bij het project zodat de verandering door iedereen gedragen wordt. Zo blijft een microproject niet alleen klein, snel en goedkoop, maar zorgt het ook voor duurzame impact. Want daar draait het uiteindelijk om: een organisatie bouwen die vlot veranderingen uit de omgeving kan toepassen en omgekeerd ook veranderingen aan de omgeving kan doorspelen. En daarvoor is een microproject een prima instrument.
4. Zorg voor een goed online platform met de juiste tools
Door het noodgedwongen thuiswerken tijdens de coronacrisis krijgen we te kampen met ‘collaboration overload’. Onder het motto van connecteren en communiceren delen we zo veel informatie dat we nauwelijks nog aan onze inhoudelijke taken toekomen. Samenwerken is goed, maar samenwerken is ook kostbaar. Denk alleen al maar aan de mensuren die je ‘verbruikt’ tijdens online vergaderingen, zeker als het om grote groepen gaat.
Al ruim dertig jaar zijn er ‘Group Support Systemen’ (GSS) op de markt. Deze softwarepakketten maken het makkelijker om onder meer te brainstormen en informatie te organiseren. Ze bieden meer structuur dan een online forum en meer interactie dan een online survey. Onderzoek toont aan dat GSS een factor twee meer productiviteit kan opleveren. SD Worx testte Meetingwizard uit onder begeleiding van AMS, en kan die bevinding alleen maar bevestigen.
5. Zorg voor een onafhankelijke coach
Voorwaarde is evenwel dat je een onafhankelijke coach hebt met genoeg ervaring om een discussie in goede banen te leiden en ervoor te zorgen dat alle deelnemers aan bod kunnen komen. De coach is ook de persoon die het proces van de online meetings ontwerpt en het juiste inhoudelijk structurerende kader uitzoekt. De coach heeft dus ook een belangrijke analytische taak, die niet iedereen beheerst. Én de coach moet deze processtappen en -structuren dan ook nog eens in het platform zetten.
Een complexe combinatie van competenties dus, die de proffen van AMS in de vingers hebben.
6. Zorg voor synergie tussen het microproject en de ICT-structuur
Omdat de resultaten – zowel in termen van processen als producten – van microprojecten vaak in een digitale wereld worden uitgevoerd, is ICT een belangrijk onderdeel bij de realisatie van een microproject. Het helpt dus wanneer je vooraf weet welke mogelijkheden er zijn om het microproject ICT-gewijs te realiseren.Bij SD Worx lichtte Pascal Thys, Head of Portfolio Office & Business Architecture, de verschillende ICT-mogelijkheden toe bij aanvang van het project. Bij de selectie van de microprojecten hielden we met deze mogelijkheden meteen rekening. Dat maakt dat de haalbaarheid en vooral de schaalbaarheid van microprojecten beduidend verhogen.
7. Kies voor een ontwerpaanpak
Microprojecten zijn uiteindelijk gericht op het realiseren van product- of procesinnovatie. Dat maakt dat een ontwerpaanpak ook voor microprojecten een heel geschikte aanpak is. Gebruikmaken van een design canvas (denk aan het business model canvas voor het ontwikkelen van bedrijven) is dan ook een gouden tip.
Met dank aan de medewerkers en leidinggevenden van SD Worx voor dit leerrijke traject!
